Pilamania

Date: Fri Oct 24, 2003 11:33 am

PILAMANIA
Sekalipun sadar akan kebiasaan buruk saya selalu menumpuk dokumen diseantero kamar kerja, namun membuang kebiasaan ini ternyata tidak mudah. Tidak heran kalau kamar kerja saya selalu nampak paling berantakan bila dibandingkan dengan kamar teman yang lain. Hampir setiap pagi saya selalu disambut setumpuk berkas tergeletak di mana-mana dan saya tidak tahu harus mulai dari mana?, biasanya saya memulai dari file yang paling mudah dengan harapan pekerjaan yang memerlukan banyak energi akan dikerjakan setelah moodnya datang. Hal ini terinspirasi dari sebuah buku laris "Andaikan Buku Adalah Sebuah Pizza" yang mengajarkan kita untuk membaca buku secuil demi secuil. Sayangnya yang banyak terjadi, file semakin menumpuk di meja dan saya hanya membuang waktu dengan satu pekerjaan yang seharusnya bisa dikerjakan dalam hitungan menit. "Mencari file penting.." Kalau sudah begini, cocok rasanya riset mengatakan lebih dari separuh (60%) file di meja sebetulnya sudah tidak penting sehingga tidak ada alasan untuk menaruhnya di meja kerja.

CARA MENYUSUN FILE YANG POPULER. Tapi...

Kalau memperhatikan cara kebanyakan orang menanggulangi file di mejanya, dapat disimpulkan sebagai berikut. Ada yang menggunakan teknik square files, dimana file disusun dan dirapihkan sehingga ujung-ujungnya nampak teratur rapi seperti tumpukan uang kertas baru keluar dari percetakan, ada yang main tumpuk tanpa jelas ujung pangkalnya, ada yang menyusun dari besar ke kecil sehingga dari kejauhan (apalagi dari dekat) seperti rumah semut Afrika, atau ada yang menumpuk seperti penjual ayam potong jenis "tiren" di jalan Dewi Sartika Depok. Satu tumpuk file, dan sebelahnya ada tumpukan lagi dan sebelahnya ada lagi.

Judul malapetaka ini adalah "The Pile-man."

Varian dari teknik "PileMan" adalah menumpuk file seperti "mirit" domino atau solitaire. Bagian ujung kertas biasanya nongol dikit sehingga terbaca informasi (header) bisa terbaca sedikit. Sekalipun cara menyusun ini memperlihatkan keuletan dan kerja keras, kalau makin lama dibiarkan berlangsung terus menerus maka kita perlu meja yang panjang bukan kepalang. Favorit saya adalah menggunakan stackable tray, sehingga makin lama penyangga tray mulai melengkung karena beban. Sekali kita mau ambil file dibagian tengah, maka kertas diatasnya berjatuhan ke lantai. Dan ini cilaka dua belas namanya.

SOLUSINYA CUMA PERLU 3 PERTANYAAN.

Mayer dalam salah satu bukunya "Winning the Fight between you and your desk" memberikan tips bahwa kita harus tegas menghadapi para gerombolan kertas. Ajukan pertanyaan mental sederhana seperti "berkas apa ini," "mengapa berkas ini ada di meja saya," "lantas akan saya apakan berkas ini.."

Apabila jawabannya "aku tidak tahu", maka jangan segan-segan melakukan eksekusi ditempat tanpa mengenal belas kasihan. Lelemparkan kertas tersebut ke "recycle bin." Anda bisa kaget terkaget jika kenyataannya banyak file di meja bahkan sudah ditangani beberapa waktu sehingga keberadaanya nyaris tidak diperlukan. Ah mudah sekali nampaknya, baca saja dokumen, pilih mana yang baik, dan buang yang jelek. Tetapi ketika tumpukan file (pile) sudah mulai menggunung, sama halnya memilih "sop buntut di Hotel Borobudur itu enak, tetapi enak mana buntut yang dibakar atau yang direbus. Di rebus setengah matang, atau di bakar setengah matang, pakai cengkih atau tidak, pakai kecrotan jeruk nipis atau tidak dst." Ujung-ujungnya bingung tak berdaya.

Tapi cara diatas terkadang menuai "reseh," pasalnya ada beberapa perusahaan yang sering amburadul sistem filenya sehingga tidak jarang kita menerima tagihan dan ancaman untuk menutup jalur pelayanannya dengan alasan waktu pembayaran sudah so late... Padahal belum seminggu tagihan dibayar. Terpaksa cari file sana sini untuk di fax kepada mereka untuk di cek dan akhirnya mereka bilang "maaf petugas kami yang membukukan data pembayaran sedang cuti akibatnya terjadi kelambatan proses data bla bla bla.." - sial bener

Dengan kebiasaan-kebiasaan tersebut maka excuse bahwa "jangan-jangan nanti diperlukan" maka tidak jarang file yang penting justru terkubur hidup-hidup diantara file sampah.

Ini nasihat yang belum tentu saya jalankan sendiri. Luangkan waktu sekitar 2 jam full uninterupted untuk menata kembali tumpukan file di meja anda.
Buat jadwal pertemuan dengan diri anda sendiri untuk bertemu dengan meja anda dalan event yang khusus yaitu menata meja

Tulis jadwal pertemuan dalam buku agenda. There is no such thing as free time.
Matikan handphone dan tilpun, tutup pintu rapat-rapat dan kunci, lakukan dialog dengan meja dan file tanpa interupsi pihak lain.

Bawa keranjang sampah dekat anda. Di jamin hampir separuh (atau katakanlah 60%) dari file di meja sebetulnya tidak diperlukan.

Friday, October 24, 2003
Mimbar Bambang Seputro
Barang siapa menebar file menuai award "the best messy desk"

12368
Post a Comment

Popular posts from this blog

Nyaris bentrok antar angkatan

Daftar Pemain Nagasasra dan Sabukinten

Meditasi Lilin bikin PeDe