Sebuah catatan memasuki usia LANSIA. Ada yang bilang untuk memelihara binatang seperti anjing, kucing atau burung, maksudnya muncul rasa persahabatan dan saling membutuhkan. Saya menyikapi hidup dengan dengan tetap bekerja sambil memelihara pena. Perawatannya mudah, sering diajak jalan-jalan, putar pikiran. Saya merasa sebagai penulis sebab selalu ingin menulis setiap hari.

March 12, 2006

Pilamania 2

Date: Tue Oct 28, 2003 10:39 am

Ringkasan terdahulu:

Apakah meja anda lebih mirip pembuangan senjata pemusnah massal? Atau meja anda penuh sesak dengan kertas dimana-mana? Atau apakah anda membuang waktu lebih dari sejam untuk mencari file yang hilang diatas meja anda?

Tips berikut mengajak ada mentransformasikan meja berantakan menjadi meja yang rapih seperti meja di pesawat terbang?

Yang diminta hanyalah sikap tegas terhadap file usang sehingga keberadaanya jadi mengganggu. Sebab menurut riset hanya sekitar 60% saja kertas di meja anda yang benar-benar diperlukan.

Memang pada awalnya kita seperti kurang percaya diri ketika tumpukan file menghilang sekitar kita. Kita membangun image bahwa tumpukan kertas adalah simbul kerja keras. Ini adalah false alarm, kita membangun persepsi seakan-akan banyak sekali pekerjaan kantor yang harus diselesaikan padahal tidak. Jangan heran kalau meja sudah serapi ruang kemudi pesawat terbang, ada rekan kantor menyangka kita akan "quit the job" atau malahan menyangka kesasar di tempat lain.

Kalau ini terjadi Congratulation!

MASTER LIST

Setelah membenahi file dari majalah lama, koran lama, fax kadaluwarsa maka Jeffrey dalam "How to fight file on your desk" menyarankan kita membuat sebuah master list. Master list tidak ada urusannya dengan surat dokumentasi impor barang. Salah satu sarapan pagi beberapa teman di kantor.

Master list adalah usaha menginventarisir semua kegiatan yang akan di lakukan (to do list) termasuk menginventarisir file-file. Master list (ML) akan anda lihat menit-menit terakhir anda meninggalkan ruang kerja, dan dijenguk ketika anda baru memasuki kantor keesokan harinya.

Ada yang mengatakan TODO List. Untuk langkah pertama gunakan buku besar berisikan kertas bergaris. Jangan menggunakan secarik kertas sebab ujung-ujungnya akan ketlingsut (missplace) dan hilang. Sebelumnya, buat pertanyaan mental seperti adakah hari ini anda akan melakukan pekerjaan seperti :

a. Menilpun seseorang
b. Menulis laporan untuk pimpinan
c. Memberikan pesan kepada seseorang
d. Menunggu tilpun dari seseorang dan menunggu surat.

Bila ada salah satu dari pertanyaan jawabnya ya maka tulislah semua daftar penantian/pekerjaan dalam master list. Bila kebiasaan mengisi master list sudah terbentuk maka mulailah berevolusi dengan memindahkannya ke komputer.

OUTLOOK adalah software gratis yang memiliki kemampuan lebih dari yang diperlukan. Dan master list ini nantinya merupakan file maha-penting yang harus selalu ada di meja anda dan dibaca setiap pagi sebelum bekerja, setiap sore sesaat anda akan menutup pintu dan mematikan penerangan ruang kerja. Personally dari dulu lebih suka menggunakan Lotus Organizer, lebih stabil. Pertama free, kedua karena sudah "hopeng" alias shohib sejak kenal PC kenalnya produk lotus. Yang ketiga mudah membuat backupnya. [Dalam setiap pembelian laptop umumnya produk smart suite diberikan secara gratis.]


TIPS MEMBUAT MASTER LIST menurut Jeffrey

1) Master list sebaiknya buku bergaris ukuran legal
2) Tuliskan setiap baris barang inventaris anda, maksudnya padatkan
cara anda menulis jangan boros ruang.
3) Jangan menulis ulang master list, itu bukan pekerjaan anda
4) Coret pekerjaan yang sudah selesai, coret tebal biasanya memuaskan
kita
5) Pekerjaan yang belum selesai pindahkan ke halaman berikutnya.
6) Cuwek bebek dengan segala macam prioritas, gangguan dalam membuat
master list adalah ketika kita dipaksa memilah-milah prioritas
pekerjaan.
7) Beri tanggal
8) Gunakan fine tipped pen untuk mencoret pekerjaan yang sudah
dilakukan.
9) Lihat master list setiap hari
10) Add on master list sesuai bisnis anda
11) Rencanakan pekerjaan untuk esok hari
12) Rencanakan appointment dengan file anda paling tidak sebulan
sekali

Tugas selanjutnya adalah menaruh file-file sejenis dalam folder folder yang satu group.

Mimbar Seputro
Sunday, October 26, 2003
Mudah-mudahan seia sekata dengan apa yang saya tulis.
Message 12376

No comments:

Blog Archive

Mimbar Saputro as Pakde Blangkon

My photo
Anak tangsi Brimob yang menulis blogger. Bekerja sebagai MudLogger "tukang ambil conto batuan" di rig-rig pengeboran, Indonesia, Papua Niugini, Muay Tai, Philippine, Pakistan, Australia. Sekolah: SD 43 Kertapati, SMP 3 Lampung, SMA2 Lampung, UPN Yogya(tak selesai), UNPAD (tak selesai). Kontributor jurnal publik wikimu.com